Los gastos que siempre olvidamos

Leyendo el blog del Contable Curioso hoy ha publicado un artículo con mucha razón, así que os reproduzco lo que expone con mucha razón.

Los gastos olvidados de nuestro plan de actividad

Imagen        Convertirse en emprendedor constituye, en muchas ocasiones, la única vía para entrar en el mercado laboral. La situación del trabajador por cuenta propia no es fácil, además de montar y sacar a flote un negocio, se encuentra con un panorama nada sencillo en términos burocráticos y económicos. Aunque las últimas reformas referentes a la ley de emprendedores han ayudado a mejorar esta situación, a día de hoy aún estamos lejos de otros países de la Unión Europea donde los pasos para dar de alta un negocio y los pagos impositivos de Seguridad Social y Hacienda son significativamente menores.

Cuando el emprendedor visualiza su idea de negocio tiende a ser demasiado optimista en cuanto a su viabilidad, lo que se traduce en sobredimensionar los ingresos y a infravalorar u obviar muchos gastos a los que debe hacer frente. Muchos de estos gastos que el emprendedor mete en el cajón de sastre, bien porque tienen una difícil cuantificación, son muy pequeños o porque no guardan una relación directa con el proceso productivo, pueden recortar sensiblemente el margen de beneficios de nuestro producto y echar por tierra todo nuestro plan de negocios.

Aunque cada actividad estará sujeta a una serie de gastos dependiendo de su naturaleza, podemos enumerar una serie de gastos que tienden a perderse por el camino dentro del plan de viabilidad del emprendedor:

  • Gastos notariales: Referentes a elevar a pública una escritura, otorgar un poder, legitimar una firma, etc. Teniendo en cuenta que estos trámites rondan de media los 30 euros, podemos llegar a sumar con el cabo del tiempo una cantidad considerable.
  • Gastos de prevención laboral: Si el desempeño de nuestra actividad como empresarios nos ocupa la mayor parte del tiempo, difícilmente nos podremos encargar del plan de prevención laboral. Por ello, en determinados casos es muy conveniente recurrir a empresas externas especializadas en la materia para que se encarguen de realizar la auditoría correspondiente y que estén al tanto de los cambios que se produzcan en la normativa. Los precios que nos cobrarán por tener externalizado este servicio rondarán los 400 euros al año.
  • Gastos de protección de datos: Es otro de los gastos típicos olvidados por el emprendedor. La LOPD es cada vez más estricta y cualquier infracción conlleva multas que pueden ir desde los 900 euros hasta 600.000 euros en las faltas más graves. Aunque en nuestros primeros pasos como emprendedores no manejaremos grandes bases de datos con información confidencial, es conveniente que encarguemos a alguna empresa especializada la elaboración del plan, registro y gestión de todos los datos que movamos. Esta tarea puede costarnos perfectamente los 100 euros mensuales pero nos evitará posibles sustos posteriores.
  • Gastos en asesores contables, fiscales y laborales: Un error típico consiste en infravalorar éstos. Es una partida importante y no debemos dejarnos llevar por las gangas que aparecen en internet pues a medida que necesitemos un servicio más completo, la factura mensual engrosará de forma notable. Además, tenemos que tener en cuenta que si tenemos previsto la entrada de un “business angel” como socio, éste nos exigirá que tengamos todo bien controlado. Los costes en este aspecto pueden estar cercanos a los 300 euros mensuales aunque dependerá en gran medida del despacho y servicios que contratemos.
  • Gastos en logística: Si tenemos una tienda online puede que no hayamos calculado correctamente el gasto logístico porque calculamos mal el número de envíos mensuales. De manera que puede que hayamos estimado un coste de transporte y que por no alcanzar un mínimo estipulado de envíos mensuales nos cobren un precio bastante superior al que hemos utilizado para fijar el precio de la mercancía. Una solución pasa por establecer precios variables en función del servicio, de manera que si el cliente quiere una entrega urgente, traslademos parte del coste al cliente.
  • Impuestos: A pesar de lo que resulta obvio, hay muchos emprendedores que todavía se olvida de detraer el IVA que cobra en las facturas y cuando llega el momento de saldar las cuentas trimestrales con el fisco, no posee suficiente liquidez.
  • Gastos en licencias de software: En cualquier negocio necesitaremos un ordenador con toda una serie de software instalado: Sistema operativo, antivirus, ERP, software de gestión contable, etc. Si además necesitamos más de un ordenador, el coste de estas licencias se multiplicará.
  • Gastos en pólizas de seguros: Pueden ir desde la responsabilidad civil o el seguro de nuestro local hasta seguros que cubran daños personales, asistencia médica, sobre nuestros equipos informáticos o las instalaciones que tengamos para desarrollar nuestra actividad. La cantidad que destinemos a esta partida irá en función de cual sea nuestra actividad, pero puede llegar a ascender unos mil euros anuales.
  • Salarios y gastos por absentismo laboral: No debemos confundir los salarios en términos netos y en términos brutos, pues además de la cantidad líquida que debamos satisfacer a nuestros trabajadores, también deberemos pagar la Seguridad Social y el IRPF. Además, nunca está de más tener una partida para una posible situación en la que tengamos que hacer frente a una baja laboral de algún empleado en la que tenemos que asumir el coste del trabajador de baja y el del sustituto.

Si a pesar de haber incluido toda esta serie de gastos ocultos en nuestro plan de actividad tenemos un margen de venta positivo, estaremos por el buen camino hacia el éxito.

Parte de estos gastos te los ahorras al contratar con un centro de negocios.


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