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STOP interrupciones en el trabajo

jueves, mayo 11th, 2017

Seguro que la situación te suena… Estás concentrado en tu mesa de trabajo, tienes un montón de tareas por resolver, pero no paran de interrumpirte con:

  • llamadas de comerciales
  • el compañero chistoso
  • nuevas tareas
  • consultas de email
  • otra vez el whatsapp
  • visitas inesperadas
  • reuniones improductivas
  • (… y muchas más que no reflejaré para terminar hoy con este artículo)

Y así terminas un día más convencido que puedes hacerlo mejor, que solo siendo productivo podrás lograr lo que realmente quieres, que si no fuera por tantas interrupciones lo conseguirías.

Por eso, analiza lo siguiente:

  • ¿Cuántas veces te han interrumpido hoy?
  • ¿Cómo transcurre normalmente tu flujo de trabajo diario?
  • ¿Estás habituado a que las interrupciones son parte ya de tu jornada?
  • ¿Consideras que es normal que te interrumpan? Si es así, es necesario que hagas un alto en el camino y revises el impacto real que están teniendo esos baches en tu trabajo diario.    No se puede conseguir productividad y eficiencia si no se tiene un plan contra las interrupciones.

Puede que pienses que no es para tanto, y entonces yo te pregunto, ¿Te gusta quedarte a deshoras a terminar tu trabajo cuando ya todos se han ido a casa?  No creo, te quedas porque es entonces que puedes trabajar tranquilamente y sacar el trabajo que tienes pendiente, porque es entonces que YA NO TIENES INTERRUPCIONES.

Si lo que quieres es terminar lo más temprano posible, e irte a mi casa, al cine, de cañas o a practicar deporte, eso sólo lo lograrás sacando más horas productivas en el día y disminuyendo la pérdida de tiempo al máximo.  Ponle un alto a las interrupciones.

¿Por qué son tan nocivas las interrupciones?

  • Son fuente de estrés y ansiedad. Te llenan la cabeza de cosas que no tienen que ver con tu tarea clave.
  • Desgastan tu creatividad y energía.   Y esos son activos de tu mente que debes de cuidar, aprende a ver las interrupciones como amenazas reales a tu esfuerzo diario.
  • Te producen insatisfacción y reducen tu autoestima. Necesitamos tener la sensación de logro y estar avanzando.
  • Te vuelven mediocre, obligan a tu mente a recalibrarse cada dos por tres. Entre más dure la interrupción, mas tardarás en volver a concentrarte.
  • Atender a las interrupciones no te hace mejor profesional,  eso solo se logra con tiempo continuado de trabajo: horas no ratos.

No importa lo bueno o buena que seas, no importa tu capacidad o talento para tu trabajo, si no consigues horas y días de trabajo, en lugar de momentos de trabajo, no lograrás dejar huella en tu trabajo.

Ideas para disminuir las interrupciones:

Las interrupciones siempre estarán ahí, pero es imprescindible que no dejes que tomen el control de tu día.  Ideas para reducirlas:

  • Para combatir las interrupciones debes tener un PLAN.  Querer combatir las interrupciones sin tener un plan es como querer ganar un partido de foot-ball descalzo, te va a doler.    Es imprescindible prepararte, pues de lo contrario sufrirás las consecuencias.
  • Estudia al enemigo. ¿Hay alguna interrupción que se repite con más frecuencia?  ¿Cuáles son los interruptores más poderosos?  Haz una lista de todas las interrupciones  y numéralas de acuerdo a la importancia.
  • Recuerda el propósito de tu tarea clave.  Lo que motiva son los beneficios que lograrás haciendo esa tarea,  no la tarea en sí misma.
  • Prepárate para cuando lleguen las interrupciones.  Ten muy cerca la lista de las tareas claves que  estás haciendo, para que regreses a ellas inmediatamente y no las olvides.
  • Muchas de las interrupciones son tareas nuevas que te piden.  Anótala en tu lista rápidamente y vuelve cuanto antes a la tarea en que estabas.
  • Es importante que los demás sepan cuál es tu rutina, para que sepan a qué horas los puedes atender.  Es fundamental que estés disponible para ellos, pero también es imprescindible que tú consigas trabajar.
  • No tengas piedad con el compañero flojonazo que le encanta hablar y no trabajar. Para él las interrupciones son algo inofensivo, pero para ti son destructivas. Cuando llegue el momento de que te empieza a hablar no tengas miedo de interrumpirle y amablemente decirle que te interesa mucho hablar de aquello, pero en ese momento estás muy ocupado y que lo harás en la hora de la comida, o a la salida o en otro momento.
  • Ojo con el móvil cuando estés haciendo una tarea clave, apágalo, ponlo en silencio, si es posible ponlo lejos de ti.  Utiliza el buzón de voz, para eso se inventó. Si alguien realmente le urge hablar contigo te dejará un mensaje.
  • Si estás en una oficina, pídeles que no te pasen llamadas. Diles que saliste a otro lugar, o que estás tratando de acabar algo muy urgente e importante.  Si tienes que coger la llamada, ve al grano, trata de atender la llamada lo más rápido posible, ya que entre más tiempo te tardes en la interrupción, más tiempo tardarás en volver a concentrarte.
  • A veces un email mal redactado se puede convertir en una futura interrupción, ya que si no se entiende bien lo que escribiste te llamarán para que les expliques el mensaje que trataste de enviar.

Seguro que aplicando alguna o todas estas ideas verás una gran diferencia. ¡Ánimo!

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